Quy Tắc Ứng Xử Dành Cho Nhà Cung Cấp
A. Tập đoàn Ninja Van (“Ninja Van”) là nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát và hậu cần hàng đầu tại Đông Nam Á, và được tin tưởng bởi các khách hàng trong khu vực. Chúng tôi nhắm đến mục tiêu tuân thủ toàn bộ các pháp luật, quy định áp dụng, và các chuẩn mực và thông lệ ngành trong quá trình hoạt động kinh doanh. Chúng tôi yêu cầu những Nhà Cung Cấp hỗ trợ chúng tôi trong việc tuân thủ này. Do đó, tất cả các Nhà Cung Cấp của Ninja Van sẽ phải tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực của Quy Tắc Ứng Xử này, và không được làm bất cứ việc gì trái với mục đích và tinh thần của Quy Tắc Ứng Xử này.
B. Bản sao của Quy Tắc Ứng Xử này có thể được tìm thấy tại trang web của chúng tôi (https://www.ninjavan.co) và có thể được bổ sung hoặc sửa đổi bởi chúng tôi tùy từng thời điểm. Bất kỳ diễn giải Quy Tắc Ứng Xử hoặc quyết định nào được yêu cầu bởi Quy Tắc Ứng Xử sẽ được giải quyết và quyết định một cách hợp lý bởi Ninja Van, và có giá trị ràng buộc đối với Nhà Cung Cấp của Ninja Van.
Phạm vi
C. Các nguyên tắc và chuẩn mực của Quy Tắc Ứng Xử này áp dụng với những nhà cung cấp và đối tác kinh doanh của Ninja Van (gọi chung là, “Nhà Cung Cấp”), cũng như đối với nhân viên và nhà thầu phụ của Nhà Cung Cấp thực hiện các dịch vụ cho Ninja Van thay mặt Nhà Cung Cấp này. Nhà Cung Cấp của Ninja Van là bên mà chúng tôi sử dụng để cung cấp cho Ninja Van các hàng hóa, dịch vụ và sản phẩm khác. Đối tác kinh doanh của Ninja Van bao gồm nhưng không giới hạn các đối tác kinh doanh với chức năng trung gian hoặc đại diện, bên tư vấn, đại lý, và đối tác vận chuyển.
D. Nếu Nhà Cung Cấp sử dụng các bên thứ ba (ví dụ, nhà thầu phụ) khi cung cấp dịch vụ cho Ninja Van, Nhà Cung Cấp sẽ phải đảm bảo rằng các bên thứ ba đó cũng tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực của Quy Tắc Ứng Xử này.
Các nguyên tắc
1. TUÂN THỦ PHÁP LUẬT
1.1. Nhà Cung Cấp của Ninja Van sẽ tuân thủ toàn bộ các pháp luật và quy định áp dụng, bao gồm nhưng không giới hạn các pháp luật và quy định về hải quan, lao động, bảo hiểm bắt buộc, khoản thanh toán xã hội, đóng góp quỹ dự phòng, các loại thuế liên quan đến doanh nghiệp, cung cấp hàng hóa và/hoặc dịch vụ, và sức khỏe và an toàn.
2. KHÔNG LAO ĐỘNG TRẺ EM VÀ ÉP BUỘC LAO ĐỘNG
2.1. Ninja Van phản đối việc nô dịch, bao gồm toàn bộ các hình thức nô dịch hiện đại như ép buộc lao động, lao động lệ thuộc, nông nô, buôn người, và lợi dụng lao động trẻ em. Tất cả các công việc phải được thực hiện trên cơ sở tự nguyện, và các nhân viên được tự do ngừng việc. Làm việc ngoài giờ phải là tự nguyện và được trả thu nhập hợp lý và phù hợp với quy định pháp luật.
2.2. Nhà Cung Cấp của Ninja Van sẽ tuân theo tất cả pháp luật và quy định áp dụng trong mọi thời điểm sử dụng người lao động chưa thành niên và sẽ đảm bảo rằng toàn bộ người lao động chưa thành niên được bảo vệ đầy đủ.
2.3. Ninja Van cũng yêu cầu Nhà Cung Cấp của chúng tôi nghiêm cấm mọi hình thức nô dịch, như định nghĩa trên, trong hoạt động hoặc chuỗi cung cấp toàn cầu của Nhà Cung Cấp.
3. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC CÔNG BẰNG
3.1. Ninja Van phản đối mọi hình thức phân biệt, đối xử khác biệt, quấy rối, và can thiệp không thích đáng hoặc bất hợp lý đối với việc thực hiện công việc, cho dù hành vi này dựa trên chủng tộc hoặc dân tộc, giới tính (bao gồm bản dạng hoặc cách thể hiện giới tính), quốc tịch, khuyết tật, bối cảnh, tôn giáo, chính trị, hoặc xu hướng tình dục.
3.2. Nhà Cung Cấp của Ninja Van sẽ hỗ trợ các chuẩn mực và quyền quy định tại mục này và cung cấp môi trường làm việc không có hành vi thiếu tôn trọng, quấy rối, lạm dụng, các thực hành bất hợp pháp và phân biệt đối xử.
3.3. Nhà Cung Cấp của Ninja Van sẽ tuân thủ pháp luật lao động địa phương hiện hành liên quan đến mức lương tối thiểu, thời giờ làm việc công bằng, tự do lập hiệp hội, và quyền thương lượng tập thể.
4. QUẢN TRỊ TỐT
Khi tham gia thương lượng hoặc tiến hành kinh doanh với Ninja Van, Nhà Cung Cấp của Ninja Van xác nhận rằng Nhà Cung Cấp và nhân viên của mình hiện tại và trong tương lai không vi phạm bất kỳ nguyên tắc quản trị tốt nào quy định tại mục này, và sẽ đảm bảo rằng các nhà thầu phụ liên quan của Nhà Cung Cấp tuân thủ cùng các nguyên tắc và chuẩn mực của Quy Tắc Ứng Xử này.
Chống hối lộ và Tham nhũng.
4.1. Ninja Van tuyệt đối không khoan nhượng đối với bất kỳ tham nhũng hoặc hối lộ bởi nhân viên, đại lý, nhà thầu, nhà cung cấp hoặc các nhà thầu phụ của Nhà Cung Cấp.
4.2. Nhà Cung Cấp của Ninja Van sẽ thực hiện hoạt động kinh doanh phù hợp đạo đức và hợp pháp gồm tuân thủ tất cả các pháp luật và quy định về chống hối lộ và tham nhũng.
Nhà Cung Cấp phải cấm nhân viên, đại lý, nhà thầu, và nhà cung cấp của Nhà Cung Cấp tham gia vào bất cứ hành vi tham nhũng nào. Hành vi tham nhũng bao gồm:
(a) Trực tiếp hoặc gián tiếp đưa bất kỳ phần thưởng, đặc quyền, lợi ích, hoặc đặc lợi khác như tiền mặt, thưởng, hoặc quà tặng (“đặc lợi”) cho nhà cung cấp, nhân viên chính phủ, hoặc khách hàng (bao gồm nhưng không giới hạn Ninja Van và/hoặc nhân viên của Ninja Van hoặc người thân thích của họ);
(b) Yêu cầu bất cứ đặc lợi nào từ nhà cung cấp, nhân viên chính phủ, hoặc khách hàng (bao gồm nhưng không giới hạn Ninja Van); và
(c) Nhận bất cứ đặc lợi nào từ nhà cung cấp, nhân viên chính phủ, hoặc khách hàng (bao gồm nhưng không giới hạn Ninja Van).
Nhà Cung Cấp sẽ nghiêm cấm nhân viên, đại lý, nhà thầu, và nhà cung cấp c ủa mình đưa, yêu cầu hay nhận bất cứ phần thưởng, đặc quyền, lợi ích, hoặc đặc lợi khác, dù là cho hay từ Nhà Cung Cấp, nhân viên chính phủ hoặc khách hàng (bao gồm nhưng không giới hạn Ninja Van).
4.3. Nếu Nhà Cung Cấp của Ninja Van tiến hành kinh doanh tại các nước nơi mà hành vi hối lộ ngoài nhà nước không bị hình sự hóa một cách rõ ràng (như đưa hoặc trả một khoản khuyến khích hoặc lợi ích bởi một tổ chức kinh doanh cho một tổ chức kinh doanh khác hoặc cá nhân), Nhà Cung Cấp của Ninja Van sẽ phải tiến hành kinh doanh như thể hành vi hối lộ ngoài nhà nước bị nghiêm cấm.
4.4. Trong mọi trường hợp, Nhà Cung Cấp sẽ không đề nghị cho hoặc đưa, trực tiếp hoặc gián tiếp, bất cứ quà tặng bằng tiền hoặc lợi ích, hoặc sản phẩm cho Ninja Van và nhân viên của Ninja Van. Nhà Cung Cấp sẽ ngay lập tức thông báo cho Ninja Van nếu bất kỳ nhân viên nào của Ninja Van yêu cầu hoặc nhận, trực tiếp hoặc gián tiếp, bất cứ quà tặng bằng tiền hoặc lợi ích, hoặc sản phẩm nào.
Cạnh tranh.
4.5. Ninja Van vào mọi thời điểm tuân thủ các nguyên tắc cạnh tranh công bằng và chấp hành các pháp luật cạnh tranh hiện hành tại các nước mà chúng tôi có hoạt động kinh doanh. Như một quy tắc chung, các pháp luật đó nghiêm cấm các thỏa thuận hoặc hành vi có thể làm hạn chế hoặc biến dạng cạnh tranh hoặc thương mại.
Nhà Cung Cấp của Ninja Van sẽ nghiêm chỉnh chấp hành tất cả các pháp luật cạnh tranh áp dụng và không hành xử theo cách thể hiện như hoặc bị xem là hành vi cạnh tranh không lành mạnh (như gian lận giá và chia sẻ thông tin về giá cho đối thủ cạnh tranh).
Rửa tiền, Tài trợ Khủng bố, và các Hành vi Phạm tội khác.
4.6. Ninja Van hoàn toàn không khoan nhượng đối với các hành vi phạm tội của nhân viên, đại lý, nhà thầu của Ninja Van, và/hoặc Nhà Cung Cấp và nhà thầu phụ của Nhà Cung Cấp trong quá trình hoạt động kinh doanh.
4.7. Nhà Cung Cấp của Ninja Van không được tham gia vào việc rửa tiền hoặc các hoạt động có thể tạo điều kiện cho việc rửa tiền, tài trợ khủng bố, hoặc các hành vi phạm tội khác. Nhà Cung Cấp sẽ lưu trữ các dữ liệu tài chính và báo báo theo quy định và pháp luật áp dụng.
Các Quy định Thương mại và Trừng phạt.
4.8. Ninja Van tuân thủ tất cả các quy định và pháp luật về quản lý xuất khẩu và nhập khẩu, trừng phạt, và hải quan.
4.9. Nhà Cung Cấp của Ninja Van phải nghiêm túc chấp hành các quy định và pháp luật vừa nêu, và sẽ đảm bảo rằng các giám đốc, quản lý, nhân viên, (các) chủ sở hữu được hưởng lợi, đại lý, nhà thầu, và đối tác của Nhà Cung Cấp không bị liệt kê trong bất kỳ danh sách trừng phạt hiện hành nào. Nhà Cung Cấp ngay lập tức thông báo cho Ninja Van toàn bộ thông tin nếu bất cứ giám đốc, quản lý, nhân viên, (các) chủ sở hữu được hưởng lợi, đại lý, nhà thầu, hay đối tác của Nhà Cung Cấp bị liệt kê trong bất kỳ danh sách trừng phạt hiện hành nào.
4.10. Nếu Ninja Van yêu cầu thông tin và tài liệu từ Nhà Cung Cấp cho mục đích xem hoặc thẩm định liên quan đến quy định thương mại và trừng phạt, Nhà Cung Cấp sẽ hợp tác và ngay lập tức cung cấp các thông tin và tài liệu này.
Xung đột lợi ích.
4.11. Một xung đột lợi ích là bất kỳ mối quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp, hoạt động, liên quan, can thiệp, hoặc nghĩa vụ có thể làm ảnh hưởng đến tính khách quan hoặc độc lập được yêu cầu phải có khi tiến hành các nhiệm vụ hoặc trách nhiệm.
4.12. Nhà Cung Cấp của Ninja Van sẽ ngay lập tức kê khai bất kỳ mối quan hệ và xung đột lợi ích hiện có hoặc tiềm tàng mà Nhà Cung Cấp hoặc các giám đốc, quản lý, nhân viên, hoặc đối tác của Nhà Cung Cấp có thể có với Ninja Van hoặc nhân viên của Ninja Van. Mối quan hệ hay xung đột lợi ích vừa nêu bao gồm các mối quan hệ như mối quan hệ huyết thống hoặc hôn nhân, nhà đầu tư, đối tác kinh doanh, hoặc đối thủ cạnh tranh. Các yêu cầu tại mục này sẽ được bổ sung thêm bởi Chính Sách Giao Dịch Giữa Các Bên Liên Quan do Ninja Van thực hiện hoặc sửa đổi tùy từng thời điểm.
5. NGHĨA VỤ BẢO MẬT, AN TOÀN THÔNG TIN, VÀ BẢO VỆ DỮ LIỆU
5.1. Ninja Van xem trọng nghĩa vụ bảo mật, an toàn thông tin, và bảo mật dữ liệu cá nhân. Chúng tôi hướng tới việc tuân thủ mọi pháp luật áp dụng về bảo vệ dữ liệu, chuẩn mực của ngành về an toàn thông tin, và các nghĩa vụ bảo mật.
5.2. Ninja Van yêu cầu Nhà Cung Cấp của mình cam kết thực hiện tương tự. Nhà Cung Cấp phải chấp hành các yêu cầu áp dụng khi thu thập, ghi, lưu trữ, xử lý, chuyển đổi, sử dụng, hoặc xóa dữ liệu cá nhân. Nhà Cung Cấp cũng sẽ thực hiện đầy đủ các biện pháp để đảm bảo việc bảo mật và an toàn các thông tin được chia sẻ cho và xử lý bởi Nhà Cung Cấp. Thêm nữa, Nhà Cung Cấp sẽ tuân thủ tất cả các điều kiện theo thỏa thuận hợp đồng về bảo mật, an toàn thông tin, và bảo vệ dữ liệu, và sẽ ký kết thỏa thuận bảo mật và/hoặc thỏa thuận bảo vệ dữ liệu nếu được Ninja Van yêu cầu.
5.3. Nhà Cung Cấp sẽ đảm bảo rằng các giám đốc, quản lý, nhân viên, đối tác, đại lý, nhà thầu phụ, nhà cung cấp, và cộng sự của Nhà Cung Cấp tuân thủ các tiêu chuẩn với mức độ nghiêm ngặt ít nhất như được đề cập tại Quy Tắc Ứng Xử này.
5.4. Nếu Nhà Cung Cấp hoặc nhà thầu phụ của Nhà Cung Cấp cung cấp dịch vụ cho Ninja Van vi phạm bất cứ quy định về dữ liệu cá nhân hoặc gặp bất cứ sự cố liên quan đến an toàn thông tin (như rò rỉ dữ liệu, tấn công bởi mã độc nhầm tống tiền, hoặc các trường hợp vi phạm bảo mật khác), Nhà Cung Cấp có trách nhiệm thông báo ngay lập tức cho Ninja Van.
6. SỨC KHỎE VÀ AN TOÀN
6.1. Ninja Van hướng đến tuân thủ và duy trì các tiêu chuẩn cao về sức khỏe và an toàn. Chúng tôi yêu cầu nhân viên của mình nghiêm túc chấp hành các quy tắc và quy định an toàn tại cơ sở của chúng tôi, cũng như các thực hành tốt nhất hiện hành về sức khỏe và an toàn. Chúng tôi yêu cầu Nhà Cung Cấp của Ninja Van tuân thủ cùng các chuẩn mực này khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho Ninja Van và khi tiến hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Nhà Cung Cấp.
6.2. Nhân sự của Nhà Cung Cấp không tuân thủ các quy tắc và quy định tại cơ sở của Ninja Van có thể sẽ bị cấm có mặt tại (các) cơ sở của Ninja Van. Nhân sự đó cũng sẽ phải được thay thế ngay lập tức nếu Ninja Van có yêu cầu.
6.3. Nhà Cung Cấp của Ninja Van sẽ thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo nhân viên và người khác có liên quan đến hoạt động của Nhà Cung Cấp có thể làm việc một cách an toàn. Nhà Cung Cấp sẽ có, hoặc tiến đến có được, một hệ thống quản lý sức khỏe và an toàn hiệu quả mà qua đó Nhà Cung Cấp có thể:
(a) Nhận diện và kiểm soát các rủi ro sức khỏe và an toàn;
(b) Giảm các rủi ro tai nạn;
(c) Tuân thủ các pháp luật và quy định liên quan;
(d) Đảm bảo có sự chuẩn bị khẩn cấp và các biện pháp phòng chống cần thiết; và
(e) Cải thiện hiệu suất tổng quan về sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc.
6.4. Nhà Cung Cấp của Ninja Van được yêu cầu chủ động cải thiện và nâng cao văn hóa an toàn tương ứng cũng như thực hành về sức khỏe và an toàn của Nhà Cung Cấp. Việc này bao gồm cung cấp các thiết bị và đào tạo về sức khỏe và an toàn liên quan cho nhân viên của Nhà Cung Cấp.
7. MÔI TRƯỜNG
7.1. Ninja Van cam kết thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình theo cách không ảnh hưởng đến môi trường. Phối hợp mật thiếu với Nhà Cung Cấp của Ninja Van là thiết yếu để Ninja Van quản lý hiệu quả các rủi ro và ảnh hưởng môi trường trong chuỗi cung cấp dịch vụ của chúng tôi.
7.2. Nhà Cung Cấp của Ninja Van được yêu cầu chấp hành toàn bộ pháp luật và quy định hiện hành tại quốc gia bản địa, và tất cả các yêu cầu về các giấy phép và chấp thuận môi trường cần thiết. Nhà Cung Cấp sẽ có, hoặc tiến đến có được, một hệ thống quản lý môi trường hiệu quả. Hệ thống này cho phép Nhà Cung Cấp quản lý và giám sát:
(a) Hiệu quả sử dụng điện và năng lượng;
(b) Quản lý và tái chế chất thải một cách có trách nhiệm;
(c) Giảm thiểu phát thải khí nhà kính; và
(d) Ngăn chặn ô nhiễm.
7.3. Tất cả Nhà Cung Cấp sẽ đáp ứng quy định về Môi trường, Bền vững và Quản trị (ESG) và tiến hành các thực hành tốt nhất liên quan đến ESG phù hợp với ngành, địa điểm và quy mô kinh doanh của Nhà Cung Cấp. Nhà Cung Cấp sẽ sẵn sàng phản hồi các yêu cầu của Ninja Van về cung cấp các thông tin và tài liệu về các vấn đề ESG.
Tuân thủ Quy Tắc Ứng Xử dành cho Nhà Cung Cấp
E. Ninja Van bảo lưu quyền xác minh rằng Nhà Cung Cấp đã tuân thủ các yêu cầu của Quy Tắc Ứng Xử này tại bất cứ thời điểm nào, ví dụ như, thông qua việc tự kê khai của Nhà Cung Cấp hoặc kiểm toán bởi Ninja Van hoặc một bên thứ ba. Nhà Cung Cấp sẽ đáp ứng yêu cầu của Ninja Van về cung cấp các thông tin liên quan hoặc về việc thực hiện kiểm toán. Nếu Ninja Van yêu cầu thực hiện kiểm toán, Nhà Cung Cấp sẽ hợp tác trong mọi kiểm toán, bao gồm nhưng không giới hạn tạo điều kiện cho kiểm toán viên của Ninja Van và bên thứ ba tiếp cận với nhân sự, hồ sơ và nhà thầu phụ của Nhà Cung Cấp có liên quan đến kiểm toán. Các nhà cung cấp và đối tác kinh doanh của Ninja Van sẽ hướng đến việc cải thiện không ngừng bằng cách đặt ra các mục tiêu đang thực hiện có thể đo lường được.
F. Vi phạm của Nhà Cung Cấp, các giám đốc, quản lý, nhân viên, đối tác, hoặc nhà thầu phụ của Nhà Cung Cấp với bất kỳ nghĩa vụ quy định trong Quy Tắc Ứng Xử này phải được báo cáo cho Ninja Van ngay lập tức. Nếu vi phạm có thể khắc phục, một kế hoạch hành động khắc phục phải được trình và chấp thuận bởi Ninja Van. Không ảnh hưởng đến các chế tài mà Ninja Van có quyền thực hiện theo pháp luật hoặc theo hợp đồng, bất cứ vi phạm không thể khắc phục hoặc việc không khắc phục vi phạm theo đúng yêu cầu có thể dẫn đến việc Ninja Van theo quyết định của mình chấm dứt mối quan hệ thương mại với Nhà Cung Cấp.
Cách thức để liên hệ Ninja Van?
G. Nhà Cung Cấp có thể liên hệ Ninja Van qua email compliance@ninjavan.co nếu:
(a) có bất cứ vi phạm Quy Tắc Ứng Xử này;
(b) phát sinh yêu cầu được quy định là phải thông báo cho Ninja Van theo Quy Tắc Ứng Xử này; hoặc
(c) có bất kỳ câu hỏi về việc áp dụng hoặc diễn giải các yêu cầu theo Quy Tắc Ứng Xử này.
H. Nếu có vi phạm hoặc thắc mắc liên quan đến các vấn đề về Sức khỏe, An toàn và Môi trường, Nhà Cung Cấp sẽ liên hệ với HSE của Ninja Van qua email hse@ninjavan.co.
I. Ngoài ra, một báo cáo ẩn danh cũng có thể được gửi thông qua https://report.speeki.com (mã công ty NINJAVAN).
J. Các chi tiết về chính sách và quy trình của Ninja Van để tố giác sai phạm có thể được tìm thấy tại trang https://www.ninjavan.co.
